CDD 6 mois - Sales Admin - (Senior ou Intermédiaire)

UpSlide est la solution tout-en-un pour l’automatisation des documents dans Microsoft Office.
Notre logiciel améliore considérablement la fonctionnalité de PowerPoint, Excel, Word et Power BI. Il permet aux utilisateurs des entreprises  dans le milieu de la Finance, telles que Citi, KPMG et BNP Paribas de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur le formatage ou le copier-coller. Nous sommes en phase de croissance avec plus de 140 employés dans nos bureaux de Londres, New York, Paris (siège social), Singapour et Berlin.

Valeurs ✨

Nos valeurs guident notre approche du travail et sont au cœur de notre processus de recrutement. Pour rejoindre notre équipe, nous recherchons des individus qui accordent de l'importance à celles-ci :

• Excellence: Nous pensons que chaque détail compte, et nous attachons une grande importance à la qualité de nos livrables.

• Confiance: Nous sommes passionnés, engagés, et libres d'agir avec autonomie.

• Bien-être au travail: Nous aimons voir le bon côté des choses et nous partageons notre enthousiasme avec nos collègues et nos clients.
  
  

L’équipe 🧑‍🤝‍🧑

Nous recrutons un.e Sales Admin dans le cadre d’un CDD de 6 mois pour un démarrage immédiat. Celui-ci pourra se transformer en CDI.

Tu rejoindras l’équipe Finance & Admin divisée en 3 pôles :

Sales admin :

• Dieynaba, Sales Admin Team Lead, ta future Manager, fan de lecture 📖

• Solène, Sales admin, fan de voyage ⛵

• Samia, Senior Sales Admin, toujours à la recherche des meilleurs restaurants 🍝

Finance :

• Anne, notre CFO, passionnée de danse 💃🏽

• Hocine, Financial Controller, fan des films du réalisateur Christopher Nolan 🎥

Office Management :

• Lilia, notre Office Ops et Global Event Manager, qui ne rate pas une occasion de lancer un karaoké 🎤

• Hamzeh, Office manager et animateur dans l’âme
  

Nos rituels d’équipe :

• Une réunion d’équipe et un déjeuner tous les mois + à chaque occasion particulière

• Un point d’équipe Sales Admin tous les lundis

• Une séminaire de 2 jours par an avec toutes les autres fonctions centrales

• Un séminaire d’1 semaine par an avec l’ensemble de la société

Nous recherchons un.e Sales admin de niveau senior ou intermédiaire (2-4 ans d’expérience). Ton rôle ? Aux côtés de Samia et Solène et avec l'accompagnement de Dieynaba, gérer l’ensemble de nos clients.

Tes missions 🖋️

Facturation

• Créer des devis et recueillir auprès des clients les informations nécessaires à la facturation (contacts, adresse, numéro de commande, etc.).

• Être garant·e des informations contractuelles et de facturation sur Salesforce :

  • S’assurer du bon remplissage et de la mise à jour des informations de facturation dans Salesforce;

  • Identifier les axes d’amélioration potentiels sur le remplissage et/ ou la mise à jour des informations dans Salesforce;

  • Proposer et implémenter des solutions pour améliorer nos process actuels.

• Facturer nos clients français et étrangers en respectant leurs conditions de facturation spécifiques ; transmettre les factures selon les modalités d’envoi propres à chaque client (mail, portail, courrier, etc.).

Recouvrement

• Suivre les encaissements quotidiennement et mettre à jour les informations de paiement dans Salesforce.

• Gérer le recouvrement en cas d’impayé ; proposer et implémenter des solutions pour améliorer notre délai d’encaissement.

Support client et interne

• Être le point de contact sur les sujets en lien avec la facturation auprès de nos clients :

  • Répondre aux demandes (par mail) des clients en lien avec la facturation, le paiement, nos tarifs, etc.

  • Créer et entretenir une bonne relation avec nos clients grands comptes (SENIOR)

  • Proposer et implémenter des solutions pour maintenir la satisfaction client et fluidifier leurs process de facturation, paiement, etc

  • Mettre à jour les documents demandés par nos clients sur les différents portails fournisseur sur lesquels nous sommes recensés; s’assurer de la disponibilité de ces documents pour les équipes commerciales en interne

• Être le référent / la référente Salesforce sur les sujets en lien avec la facturation : (SENIOR)

  • Traiter les demandes de support des équipes commerciales en lien avec la facturation et l’utilisation de Salesforce

  • Assister les équipes dans la création de comptes et d’opportunités sur Salesforce

  • Proposer et implémenter des solutions pour fluidifier nos process internes

• Superviser et diffuser les bonnes pratiques sur Salesforce : (SENIOR)

  • Créer et animer des formations à destination de l’équipe Sales

  • Documenter et mettre à jour la documentation sur nos process internes

  • Identifier des axes d’amélioration potentiels dans nos process de formation et/ ou dans le contenu de la documentation

  • Implémenter les solutions identifiées

• Contribuer aux analyses ad hoc de nos revenus et key metrics en fonction des besoins en interne. Exemples (liste non exhaustive) : audit de notre ARR; audit de notre taux de churn, augmentation annuelle des prix, etc. (SENIOR)

Ton profil :

• Tu as une véritable appétence pour l'administration des ventes

• Tu parles couramment anglais et tu es capable d’échanger de manière fluide avec des clients et collaborateurs anglophones (UK, US principalement)

• Tu es une personne rigoureuse et rien n’échappe à ton œil de lynx

• Tu fais preuve d’autonomie et de proactivité

• Tu as l’esprit logique et aime résoudre des problèmes

• Tu as au minimum 2 ans d’expérience dans l’administration des ventes pour le poste intermédiare et 4 ans minimum pour le poste senior

Nous serions ravies si :

• Tu maîtrises déjà Salesforce et SoFacto

• Tu as une première expérience dans l’univers SaaS

✨ Si tu ne coches pas toutes les cases mais tu penses que ce poste est fait pour toi, postules et dis-nous pourquoi.

Rémunération :

• Senior : Package à 48k

• Intermédiaire : Package à 42k
  

Processus de recrutement

• Entretien téléphonique de préqualification (20’)

• Entretien en visio de 45' avec Dieynaba, Team Lead Sales Admin

• Etude de cas + entretien de restitution avec Dieynaba et Anne, la CFO dans nos bureaux

• Entretien avec Aurore, Deputy CEO

⚡ Notre processus de recrutement dure en moyenne 21 jours, avec un retour dans les 48h après le dernier échange.

Ce que nous offrons

Fais la différence et sois au cœur d'une entreprise autofinancée et en pleine croissance (elle a doublé tous les deux ans au cours des dix dernières années) !

✅ Général : Tickets restaurants (Swile), mutuelle (Alan), forfait mobilité (indemnité vélo ou 50% du passe Navigo remboursé).
💻 Hybride : 2/3 jours de télétravail par semaine
💆‍♀️ Politique bien-être : 50€ par mois remboursés pour les activités physiques et mentales liées au bien-être.
👶 Aide pour les parents après un an d’ancienneté : Période de congé parental entièrement rémunérée pour le parent accoucheur ou non, plusieurs options dans notre politique de retour au travail après un congé parental et aide jusqu'au 6 ans de l'enfant (jusqu'à 4 jours enfants malades payés par an ou 1.8K€ pour le remboursement des frais de garde de l'enfant).
🌱 Formation et développement professionnel : Programme d'onboarding de 4 semaines et formation continue sur chaque poste.
🌍 Environnement international : Start-up avec cinq bureaux (Paris, Londres, Berlin, New York, Singapour) et des utilisateurs dans plus de 60 pays.
🎉 Événements d'entreprise : 1 séminaire annuel, 1 team séminaire par an, drinks/soirées/apéros (organisé 1 fois par mois), goûters tous les jeudis

En savoir plus sur UpSlide

• En plus de défis techniques passionnants, tu trouveras chez UpSlide une culture amicale, bienveillante et stimulante

• Tu auras l'occasion d'acquérir de nouvelles compétences, d'apprendre des autres dans un environnement multiculturel et d'évoluer en tant que personne

• Les employés d'UpSlide se sont engagés à avoir un impact positif sur le monde. Nous avons obtenu la certification B Corp en 2022, avec des engagements forts envers nos employés, notre communauté, nos clients, nos fournisseurs et l'environnement. UpSlide est désormais détenue à 30% par ses employés
  Plus d'informations ici : upslide.net/en/from-a-to-b-corp-our-mission-for-positive-impact/

• UpSlide a été classé #1 Happy at work en 2019 et en 2020 dans la catégorie "meilleure entreprise pour le travail à distance".
  Plus d'informations ici : upslide.net/en/happiness-at-work-recipe/

En tant qu’entreprise certifiée B-corp, nous tenons de forts engagements envers nos employés, clients, fournisseurs et notre environnement. Nous souhaitons que chacun se sente la bienvenue. Cet engagement de diversité et inclusion est appliqué tout le long du process de recrutement et une fois que vous nous rejoigniez ! ✨